書類・実務

属人化した業務をAIでマニュアル化する

業務が特定の人の頭の中にしかなく、休まれると止まる。マニュアルを作りたいが書く時間がない。

おすすめAI

どれでも可（音声入力併用が最強） — 話した内容の構造化はどのモデルも得意。スマホの音声入力で作業を実況→貼り付けが最速

使い方（3分）

対象業務を1つ選ぶ（まずは月次請求など定型業務）
担当者が作業しながら手順を口頭で実況し、音声入力でテキスト化
下のプロンプトと一緒にAIへ

プロンプト（コピーしてAIに貼り付け）

あなたは業務標準化の専門家です。担当者が話した作業の実況テキスト（順不同・話し言葉）を、新人が一人で実行できる業務マニュアルに変換してください。

# 業務情報
- 業務名:【例: 月次請求書発行】/ 頻度:【毎月◯日など】
- 使うツール:【会計ソフト・Excel・社内システムなど】
- 実況テキスト: 【ここに音声入力の書き起こしを貼る】

# 出力形式
1.【概要】この業務の目的・所要時間・前提条件（権限・必要なファイル）を5行で
2.【手順書】番号付きステップで。各ステップは「操作（動詞で始める）/確認ポイント（何が表示されれば正しいか）/よくあるミス」の3点セット
3.【判断分岐】実況の中の「〜の場合は」を全部拾い、フローチャート的な条件分岐リストに
4.【暗黙知の抽出】実況に含まれる「勘どころ」（なんとなくこうしてる系の発言）を明示化し、なぜそうするのか担当者に確認すべき質問リストを作る
5.【引き継ぎテスト】新人がこのマニュアルだけで実行できるかを確かめるチェック項目5つ

# 品質基準
- 実況にない手順を創作しない。不明な箇所は【担当者に確認】と明示
- 「適宜」「うまく」など再現不能な表現を使わない。すべて具体的な操作と判断基準に置き換える