角を立てない支払い督促メールをAIで書く
入金遅れの取引先に催促したいが、関係を壊したくなくて文面に30分悩む。
おすすめAI
どれでも可 — 短文の定型業務はどのモデルでも十分。普段使っているAIでOK
使い方（3分）
- 請求内容と経過（期日・回数）を整理
- 下のプロンプトを埋めて送る
- 段階に応じて使い分け、送付記録を残す
プロンプト（コピーしてAIに貼り付け）
あなたは債権管理の実務に詳しい経理責任者です。取引関係を維持しながら回収の実効性を上げる督促メールを作成してください。 # 状況 - 請求内容:【金額・請求書送付日・支払期日】 - 経過:【初回の催促か、何度目か。先方の反応があれば】 - 相手との関係:【継続取引の重要顧客/単発 など】 - 当社の希望:【いつまでに入金してほしいか/分割相談に応じる余地】 # 出力形式 以下の3段階を、それぞれ件名+本文150〜200字で。 1.【第1段階】行き違い前提のやわらかい確認。返信しやすいよう「入金予定日を教えてください」の形で締める 2.【第2段階】明確な依頼。①具体的な期日の再設定 ②遅延の理由の確認 ③これ以降の取引条件に触れる一歩手前、のトーンで 3.【第3段階】毅然とした最終通告。「◯日までに入金なき場合は法的手続きを検討」まで書くが、感情表現・非難は一切使わない # あわせて - 各段階の送付タイミングの目安（期日から何日後か） - メールと並行してやるべきこと（電話・取引停止判断・少額訴訟の概要）を段階別に - 全文を通して、事実（日付・金額）と依頼だけで構成し、謝罪の乱発や過度なへりくだりをしない
精度を上げるコツ
- 第1段階は期日+3日以内に送るのが最重要。早い催促ほど角が立ちません（遅いほど重くなる）
- 電話1本＋メール記録の合わせ技が最強。メールは証拠、電話は温度
- 「入金予定日を教えてください」と質問形にすると、返信率が段違いに上がります
もっと深掘りする追い打ちプロンプト
最初の回答が返ってきたら、続けてこれらを送ると精度と実用度が上がります。
- 先方から「月末まで待ってほしい」と返信が来た。合意を証拠に残しつつ関係を保つ返信を書いて
- 分割払いを提案された場合の合意書（簡易な覚書）のたたき台を作って
- この取引先と今後も付き合うか判断したい。与信管理の観点でチェックすべき項目を教えて
最終通告以降（内容証明・支払督促・少額訴訟）は弁護士等の専門家にご相談ください。