補助金の実績報告をAIと準備する(証憑チェックリスト)
採択されたのは良いが、実績報告で何を揃えればいいか分からない。不備で減額されるのが怖い。
おすすめAI
Claude — 交付規程・手引きの長文から要求書類を漏れなく抽出する精読タスクに強い
使い方(3分)
- 交付規程・実績報告の手引きPDFを用意
- 実施した(する予定の)経費の一覧をメモ
- AIに両方を渡して下のプロンプトを送る
プロンプト(コピーしてAIに貼り付け)
あなたは補助金の実績報告・確定検査に詳しい経理の専門家です。添付の交付規程(または実績報告の手引き)を読み、私の実績報告の準備を支援してください。 # 私の状況 - 補助金名:【名称】/ 交付決定日:【日付】 - 実施した経費:【品目と金額をざっくり】 - 事業完了予定:【日付】/ 報告期限:【日付】 # 出力形式 1.【証憑マトリクス】経費1件ごとに必要な書類を表で。行=私の経費、列=見積書/相見積/発注書/契約書/納品書/請求書/振込記録/写真など。規程で求められるものに✔、私が見落としやすいものに⚠ 2.【日付の整合チェック】発注日→納品日→支払日が交付決定日と事業期間内に収まっているべき制約を図解し、私の経費で危ない順に確認質問をする 3.【減額あるある】この規程で減額・対象外になりやすいパターンを原文引用つきで5つ 4.【提出物一覧】報告書本体・帳票・添付の全リストをチェックリスト形式で 5.【今日やること】報告期限から逆算した準備スケジュール # 品質基準 - 規程に書かれていない要求を創作しない。「一般的には求められるが本規程には記載なし」は区別して書く
精度を上げるコツ
- 実績報告は「日付の整合」で事故ります。交付決定日前の発注・支払いがないか最初に確認
- 振込は必ず銀行振込で記録を残す(現金払いは証明が難しい)
- 写真が必要な設備は「設置前・設置後・型番が写るアップ」の3枚セットが定石
もっと深掘りする追い打ちプロンプト
最初の回答が返ってきたら、続けてこれらを送ると精度と実用度が上がります。
- 経費【◯◯】の証憑が一部欠けている。代替として認められる可能性がある書類と、事務局への確認の仕方を教えて
- 実績報告書の「事業の成果」欄の構成案を、申請時の計画書と対応する形で作って
- 確定検査(実地)で聞かれやすいことと当日用意しておくものをリスト化して
証憑の要否は制度・年度で異なります。判断に迷う場合は必ず事務局に確認してください(事務局への確認記録もメールで残すのが安全です)。