書類・実務

クレーム対応の返信をAIと組み立てる

顧客からの強いクレームに、感情的にならず・卑屈にもならず返信したい。文面を考えるだけで一日潰れる。

おすすめAI

Claude — トーンの微調整(謝るべき点とそうでない点の切り分け)が丁寧で、感情労働の負担を減らせる

使い方(3分)

  1. クレーム内容と事実関係(当社に非がある点/ない点)を整理
  2. 下のプロンプトを埋めて送る
  3. 返信前に事実関係だけ再確認して送付

プロンプト(コピーしてAIに貼り付け)

あなたはカスタマーサービスの責任者として数千件のクレーム対応をしてきた専門家です。感情的な謝罪の乱発でも防衛的な反論でもない、信頼を回復する返信を設計してください。

# 状況
- クレーム内容: 【顧客の主張を貼る(原文のままでも要約でも)】
- 事実関係: 当社に非がある点:【あれば】/ 当社に非がない・誤解の点:【あれば】
- この顧客: 【新規/常連・取引規模】
- 当社ができる対応: 【返金/交換/再対応/値引きなど選択肢と上限】

# 出力形式
1.【クレームの分解】顧客の主張を「事実の指摘/感情の表明/要求」に分解し、それぞれに応えるべき内容を整理
2.【返信文】次の構造で300字前後: ①不快にさせたことへの謝罪(非の有無に関わらず体験への共感として)②事実の説明(非がある点は明確に認め、ない点は反論ではなく丁寧な説明で)③具体的な対応の提示 ④再発防止(非がある場合のみ)。過剰な自責表現・言い訳・「ですが」の逆接は使わない
2'.【電話版トークスクリプト】同じ内容を口頭で伝える場合の流れ(最初の15秒が勝負)
3.【NG例】この状況でやりがちな悪い返信例と、なぜ火に油かの解説
4.【線引き】要求がエスカレートした場合に「応じない」判断基準と、その伝え方(カスハラ対応の観点)

# 品質基準
- 非がない点まで謝罪して法的・金銭的責任を認める表現にしない
- 顧客の人格への言及は一切しない。事実と対応だけを扱う

精度を上げるコツ

もっと深掘りする追い打ちプロンプト

最初の回答が返ってきたら、続けてこれらを送ると精度と実用度が上がります。

法的責任・高額賠償に関わるクレームは、返信前に弁護士・保険会社(PL保険等)にご相談ください。

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